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Wednesday, 20 de september de 2017

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UPB-Colegio: Secretaría

Bienvenido a las Secretarías del Colegio de la UPB

 

Estamos trabajando para ofrecer un servicio ágil, oportuno y con calidad humana. Nos renovamos en procesos y estamos en integración con la Universidad.

 

Instructivo para diligenciar documentación de matrículas 2017

 

                                                 


 

 

Estos son nuestros procedimientos:


Cancelación de matrícula

El estudiante presentará los certificados de paz y salvo con la Universidad Pontifica Bolivariana, para que la cancelación sea efectiva.

Por favor tenga presente:

  1. Los certificados de paz y salvo de la biblioteca preescolar – primaria, bloque 4, segundo piso; biblioteca bachillerato bloque 5, segundo piso; Liquidaciones, bloque 24; Bienestar Universitario, bloque 14.
  2. Entregar el carné institucional del estudiante.
  3. La persona que firmó la matrícula, deberá hacerse presente en el Colegio de la UPB para la cancelación de la misma, de lo contrario, la persona que asista, deberá presentar un poder autenticado por Notaría, con los respectivos documentos de identidad del titular y el que va a ser autorizado para este trámite.

 

Cédula de ciudadanía para los estudiantes de grado undécimo

Para efectos de la Titulación de Bachiller y actualización del sistema, se registrarán los datos de cada estudiante de 11° que ya sea mayor de edad. Para este proceso, el joven deberá entregar una fotocopia de la cédula de ciudadanía o contraseña al 150% de ampliado inmediatamente cumplan la mayoría de edad.

 

Copia de diploma

 

Generación de copias para egresados que lo requieran, en caso que este documento haya sido extraviado o se necesite modificar por cambio de nombres, apellidos o deterioro.

 

Generar una carta dirigida al Rector del Colegio, donde se indique la finalidad del documento y la razón de la solicitud. Además, se deberá presentar ante la Secretaría los siguientes documentos:

 

  • Paz y salvo del departamento de Liquidaciones y Cartera. (Bloque 24)
  • Fotocopia del documento de identidad actual.
  • Para el 2016, el recibo de pago por valor de $42.000. El depósito se realizará en las cajas de Universidad.

 

El plazo de entrega será de cinco (5) días hábiles después de la solicitud.

 

En caso de requerir duplicado de acta de grado, se expedirá  un certificado de estudio donde consta que el estudiante aprobó, el número de acta, libro y folio de titulación; por un valor de $4.700 en 2016, el cual se deberá cancelar en las cajas de la Universidad.

 

El plazo de entrega será de dos (2) días hábiles; para solicitarlo será necesario anexar el certificado de paz y salvo del departamento de Liquidaciones y Cartera. (Bloque 24).

 

Pago de pensión por datáfono

Este servicio facilita a los padres de familia el pago de sus obligaciones por medio de su tarjeta débito o crédito. Tenga presente que no se recibirá dinero en efectivo. Además:

  • Se podrá recibir en la Secretaria de Primaria o Bachillerato.
  • En caso de que sea tarjeta de crédito, se deberá presentar la cédula del titular de la cuenta.

 

 

 

Proceso de admisión

Definiciones:

  • Aspirante: persona que desea pertenecer al Colegio de la UPB.
  • Admisión: es el proceso mediante el cual un aspirante cumple los requisitos para ser estudiante del Colegio de la UPB.

Conozca el proceso:

  1. El formulario de admisión se encuentra disponible en el sitio Web del Colegio: http://bit.ly/1GwV7Vc 
  2. El padre de familia o acudiente deberá ingresar al portal del Colegio, para diligenciar la solicitud de admisión. En el sitio Web el padre de familia y/o acudiente podrá conocer los requisitos y la documentación exigida; y diligenciar la solicitud de admisión.
  3. Se generará el ID al aspirante para dar continuidad al proceso de admisión.
  4. Se recibirá en la Secretaría de cada Sección, la documentación exigida en las condiciones determinadas en el portal; se verificará el cumplimiento de la documentación y se registrará en el sistema de información.
  5. Se realizará la programación de pruebas o talleres y entrevistas y se dará a conocer la información a los padres de familia.
  6. Se publicarán las citaciones a prueba o taller y entrevista en el portal del Colegio.
  7. Se publicarán en el sitio Web los listados de los aspirantes admitidos y las instrucciones del proceso a seguir.

En el portal quedarán publicados la fecha, hora y lugar de la reunión de inducción, las cuales podrán consultar los padres de familia y/o acudientes. Esta publicación se enviará de manera complementaria por correo electrónico.

 

Recepción de documentos para Rectoría

 

Se reciben documentos institucionales, notificaciones, procesos legales, cartas, solicitudes, entre otros documentos, que deberán ser revisados y aceptados por el Rector del Colegio.

 

  • Correspondencia interna y externa.
  • Para la entrega de cualquier tipo de correspondencia, se realizará en la Secretaría de Bachillerato, bloque 5ª, primer piso, sede Medellín, donde se radicará y se indicará la fecha, hora y firma de recibido. Posteriormente se notificará la respuesta a través de una llamada telefónica o correo electrónico.

 

Desbloqueo de la clave en el SIGAA

Habilitar código de identificación (ID) del estudiante dentro de la institución:

  1. Para poder proceder con el desbloqueo, el estudiante o padre de familia, debe indicar el número de ID o el nombre y apellido completos.
  2. La Secretaria solicitará la información al estudiante o al padre de familia.
  3. La secretaria realizará el desbloqueo en la plataforma institucional (BANNER).
  4. Se le informará al estudiante o padre de familia que ya fue desbloqueado el ID y se explicará cómo ingresar nuevamente al SIGAA, con el respectivo ID y clave (por defecto será la fecha de nacimiento dd/mm/aa, el año son los dos últimos dígitos aunque se podrá cambiar).

NOTA: tener en cuenta que los padres de familia no podrán desbloquear el ID desde el sitio web, por lo cual, se deberán comunicar o dirigir a las respectivas secretarias.

 

 

 

Matrículas

De acuerdo con el Artículo 95 de la ley 115, es el acto que formaliza la vinculación del educando al servicio educativo, que se realiza una sola vez al ingresar el (la) estudiante a un establecimiento educativo, pudiéndose establecer renovaciones para cada período académico.

Se deberá tener en cuenta lo siguientes aspectos:

  1. Se les notificará a los padres de familia o acudientes, a través de circulares oficiales.
  2. Se realizará una reunión de inducción institucional para los estudiantes nuevos, la cual será programada con anticipación.
  3. En la reunión de inducción institucional para los estudiantes nuevos, los padres de familia o acudiente recibirán la papelería de matrícula para ser diligenciada y entregada el día de la matrícula. Los estudiantes antiguos recibirán con antelación la papelería para diligenciarla en cada y ser devuelta antes de la fecha de matrículas.
  4. Para los estudiantes antiguos, se enviará una circular a los padres de familia en el segundo período, para que se identifique con antelación la papelería requerida.
  5. Se establecerá una fecha y horario de matrícula tanto para estudiantes nuevos como para los antiguos.
  6. Los estudiantes antiguos y nuevos que no tengan la papelería de matrícula completa, no se podrán matricular.
  7. La papelería de matrícula es la siguiente:

* Contrato de prestación de servicios, correctamente diligenciado.

* Pagaré autenticado en notaria y con las respectivas cédulas de deudor y codeudor.

* Certificado de afiliación a la EPS, debe ser menor a 30 días.

* Colilla de pago de la matrícula, cancelada.

Notas:

* El Colegio no realizará matrículas extemporáneas, sólo son el las fechas estipuladas.

* No se reservarán cupos.

* No se matricularán estudiantes con deuda.



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